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【石墨文档】跨部门协作、异地沟通,这家出版社是如何走向高效办公之路的?

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发布时间:2019-08-09


华东理工大学出版社(简称“华理社”)成立于1986年,是由教育部主管、华东理工大学主办的综合性大学出版社。


经过30多年的发展,华理社逐步形成了自身在学术专著、语言学习、K12教育等方面的出版特色,形成了学术导向和市场导向并重的出版格局,并在我国出版界、学术界赢得了良好声誉。2018年,华理社摘得迪士尼全球出版“年度最佳产品创新奖”。

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1,传统工作方式

员工每人每年浪费 15000 元成本


像大多数企业一样,在过去的很长时间里,华理社一直采用最传统的办公方式办公,通过本地 Office 完成文档撰写和数据处理,通过邮件+ IM 软件进行文件传输和团队交流,甚至还存在大量纸质文件的流转审批。


但随着出版社规模的扩大,业务线、人员的增加,以及跨部门协作和异地办公情况的出现,华理社发现传统的办公方式已经无法满足团队高效沟通协作的需求。


据华理社统计,员工每天浪费在文件流转、收发邮件、跨部门协作、信息统计的时间至少有 2 个小时,按照一个员工月基本工资 5000 元,每天工作 8 小时,每月工作 22 天计算,每位员工每年将浪费 15000 元成本。


“这仅仅只是一位员工,整个出版社有80人左右,那么将浪费多少人力资源成本呢?” 面对潜在的高昂成本浪费,华理社决定寻找一款安全高效的协同办公软件,全面提升团队工作效率,实现办公方式的升级换代。


2,详细产品调研

被石墨文档的完整性、安全性打动


“我们当时比较了几家产品,无论从产品的完整性、安全性,还是与组织架构的打通上,石墨文档都比较打动我们。


在选择石墨文档之前,华理社对市面上各类协作文档产品进行了详细的调研,并针对性的给同事们讲解了应用场景,“大家都纷纷表示十分需要这样的文档协作产品。


今年年初,华理社甚至没有联系石墨文档的销售人员,直接下单购买了企业版,并且一次就是2年。


3,覆盖多元业务场景

全面提升华理社协同办公效率


自石墨文档上线以来,华理社每个部门都在积极尝试推进,把能够通过协作提高效率的工作迁移到石墨文档上。


不管是信息统计、多人协作编辑,还是文件存储管理,华理社所有员工都享受到了石墨文档为工作带来的便利。


“石墨文档让信息沟通无界化、透明化,很多之前需要你来我往邮件的表格,需要反复沟通的信息,都随着石墨文档的上线得以解决。



场景1:合作撰稿


你是某次推广活动的主要策划人,完成了活动的策划初稿,但另外两名同事也要参与策划,她们将对内容进行一些修改,完成之后发给领导审批修改。


传统方法:一份文件,改多个版本,来回发送修改。


高效方法:应用石墨文档,多人参与同一文件的编辑,不存在版本不一致的问题,并且效率更高。



场景2:信息汇总


部门统计暑期书城参与活动情况,需要所有销售经理上报门店名称和活动的返点金额。


传统方法:做一份表格模板,发给各位销售经理,各位经理分别填写,最后统一汇总,再发给大家再次确认,修改之后再发送。


高效方法:应用石墨表单,销售经理填写后,信息直接自动汇总到关联的石墨表格。



场景3:意见反馈


收集读者反馈的问题,建立读者与编辑之间的沟通桥梁。


传统方式:使用调查问卷工具,但是调查问卷都需要后台导出数据,需要专人定期去维护、反馈给编辑,中间路径比较长。


高效方法:官方微信跳转石墨表单,并且把编辑加入表格协作,表格实时动态更新,编辑们共同解决读者反馈的问题。



场景4:文件管理


协作空间权限管理:华理社的使用场景里经常会涉及到对不同人开放不同权限的情况,石墨协作空间可以针对不同子文件夹独立设置阅读、评论、编辑或者禁止访问等权限,可以实现对不同内容的精细化权限管理。



单元格权限控制:在整合处理数据时,经常需要与其他部门协作完成数据的填写,石墨表格可以实现单元格级的权限分配,可以只把一部分单元格的特定权限分配给特定的人。



场景5:项目管理


针对项目管理,华理社充分利用石墨表格的函数公式创建动态汇总表,项目负责人实时更新项目数据,领导就能实时查看整体项目进度。



4,石墨文档持续助力华理社

向优秀的教育服务商转型


通过石墨文档,华理社实现了内容级实时协作,优化了内部员工的协作方式。通过石墨表单、表格搭建的一站式问题反馈系统,在节省多渠道沟通成本的同时,更拉近了华理社与读者之间的距离。石墨协作空间,则帮助华理社实现了更安全、高效的内部资料存储、共享。


目前正是华东理工大学出版社向教育服务商转型的关键阶段,石墨文档将持续助力其提升协同办公效率,为其高效运转、安全管理提供有力支持。


未来,石墨文档将持续关注国内出版业的实际办公需求,帮助更多企业组织颠覆传统办公模式,开启高效办公新时代。




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